Records Management ersetzt Papierakten durch Akten, die auf elektronisch gespeicherten Dokumenten basieren.
Eine elektronische Akte ist eine Sammlung von Information, die dem Akteninhaber und dem Prozess zugeordnet werden. Über diese Zuordnung werden Informationen zuverlässig wieder gefunden und verwaltet. Der Inhalt der Akte wird in einer definierten Aktenstruktur angezeigt.

Records Management integriert eine vorhandene Systemlandschaft und fasst sämtliche Informationen wie z.B.: Internet, Emails, Dokumente,.... aber auch herkömmliche Papierakten, usw. welche zu einem durchgängigen Geschäftsfall gehören zu einer intelligenten Akte zusammen.

Alle archivierten Informationen werden zentral über eine Oberfläche (Records Browser) verwaltet. Dadurch werden interne Arbeitsabläufe beschleunigt und alle Informationen sind stets auf dem aktuellen Stand.

Grundlage für Records Management bildet SAP NetWeaver. Mit den Komponenten von SAP NetWeaver lassen sich Technologien wie J2EE, Microsoft.Net und IBM WebSphere sowie bestehenden Applikationen nahtlos einbinden.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Verwaltung sämtlicher Akten


• Strukturiert und prozessbezogen


• Automatische Fortschreibung elektronischer Akten durch Workflow-System


• Akten unterschiedlicher Quellen werden zusammengefasst


• Akten aus SAP-Systemen und aus Systemen anderer Hersteller werden zusammengeführt


• Verwaltung von Papierakten, Hybridakten und elektronischer Akten


• Unterstütze Umstellung auf elektronische Akten


• Zahlreiche Funktionen – Versenden, Genehmigen, Verwalten, Wiedervorlegen


• Einfache Anpassung durch Integration zusätzlicher Services und Anwendungen